Путевой лист что это и как его заполнить

Самое главное по теме: "Путевой лист что это и как его заполнить" актуальное в 2019 и 2020 годах понятным языком для непрофессионалов.

Путевой лист: что это и как его заполнить

Здравствуйте, друзья! Я работаю бухгалтером в небольшой компании по грузоперевозкам, и в мои обязанности входит оформления очень простого документа – путевого листа. Без этой бумажки водителю просто не обойтись, а для нашей конторы ее отсутствие у шофера может стать причиной большого штрафа.

Каждое утро в рабочий день ко мне приходят водители, и я заполняю один путевой лист на легковой автомобиль, который возит директора, и на три грузовых транспорта.

Я бы хотел рассказать о порядке заполнения путевого листа на легковой автомобиль и на грузовик, где взять нужный бланк и сколько времени действителен уже оформленный документ.

Зачем требуется путевой лист и в каком случае он нужен обязательно

Не для каждого транспортного средства требуется подобный документ. По принятым правилам, оформление путевого листа автомобиля представляет собой обязательную процедуру для юридических лиц, имеющих и эксплуатирующих транспортные средства.

Путевой лист (ПЛ) – это первичная документация, которая применяется в качестве подтверждающей расходы предприятия на покупку ГСМ.

Затраты, подтвержденные документально, считаются принятыми к налоговому учету и вычитаются из общей налоговой базы. Другими словами, главная цель составления ПЛ – это возможность снизить налоговую базу для исчисления налога к уплате в госбюджет.

Всегда ли необходимо составлять ПЛ и что в нем должно содержаться

Еще одной функцией путевого листа является возможность подтвердить законность и наличие права на управление транспортом. Бланк находится в распоряжении ответственного сотрудника компании, владеющей автомобилем. В форме содержатся следующие сведения:

  • информация о времени, которое ТС будет находиться в пути;
  • пробег автомобиля;
  • расход ГСМ;
  • дополнительные характеристики транспорта.

Существенных различий в правилах заполнения ПЛ на грузовик и легковой автомобиль нет, но есть некоторые нюансы, касающиеся того, всегда ли нужно составлять путевые листы.

Есть несколько ситуаций, когда водитель освобожден от подобной обязанности:

  1. Фирма (юр. лицо) является владельцем автомобиля.
  2. ТС используется, когда является собственностью конкретного гражданина, в личных целях или на основании доверенности.

Существует и обратная ситуация, когда заполнять бланк требуется обязательно, иначе это будет считаться нарушением, и избежать штрафа будет невозможно.

Когда путевой лист нужен обязательно

Законодательными положениями определено, что ряд ситуаций требует составления ПЛ. В отсутствие путевого листа запрещено управлять транспортом, входящим в группы:

  • грузовой и легковой транспорт;
  • троллейбусы;
  • трамваи;
  • автобусы.

В список могут входить и другие виды транспортных средств, занимающиеся пассажирскими перевозками с багажом либо перевозящие грузы. Под грузами следует понимать материальные объекты, для транспортировки которых и организуются перевозки.

Пассажиры – это лица, заключившие соответствующий контракт с перевозчиком. В отдельных случаях речь может идти о договоре фрахтования транспортных средств.

Порядок заполнения путевого листа и срок его действия

Заполнение ПЛ — это прямая обязанность диспетчера, но в небольших фирмах этим занимаются делопроизводители и бухгалтеры. Часто водители интересуются, можно ли оформить документ сразу на несколько дней, чтобы не тратить на это ежедневно время.

Данная возможность зафиксирована в законодательстве, но срок действия такого ПЛ может составлять не больше 30 суток.

Порядок заполнения бланка предусматривает присутствие следующих отметок и сведений:

  • в верхней части ПЛ проставляется штамп организации, а ниже располагается серия и номер документа;
  • вписывается наименование фирмы с указанием адреса, телефона и кода регистрации в ФНС;
  • вносится информация о транспорте: инвентарный и государственный номера, марка;
  • следующий раздел заполняется только компанией с узкой специализацией, например, таксист указывает номер лицензии;
  • индивидуальное задание для водителя;
  • ставится подпись ответственного лица, и ПЛ передается водителю.

Механик, он же и водитель, в специальном разделе проставляет показания спидометра, имеющиеся неисправности в работе ТС и объем топлива, имеющегося в бензобаке автомобиля. При заправке водитель указывает, сколько литров топлива он взял на дозаправку и когда автомобиль (дата и время) был возвращен в гараж.

После заполнения лицевой стороны необходимо оформить и обратную. Здесь сведения вносит водитель, а именно указывает, в какие места он заезжал и зачем, сколько времени это заняло, каков пройденный километраж. В подтверждение произведенным действиям должны присутствовать подписи третьих лиц, наделенных соответствующими полномочиями.

После окончания поездки путевой лист передается в бухгалтерию и в дальнейшем используется для начисления заработной платы водителю и для учета расходов предприятия. Подробнее о порядке заполнения и особенностях оформления путевого листа вы сможете узнать из следующего видео:

Оформление путевого листа не сложная, но требующая внимания, процедура. Ответственному за выполнение этого действия лицу необходимо тщательно проверять все внесенные данные, чтобы исключить ошибки и неточности.

Заполняем новый путевой лист грузового автомобиля

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки унифицированной формы (Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78). По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы грузового автомобиля (бланк 2019) формы №4-С используются организациями, в которых начисления заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении. Актуальные бланки:

Читайте так же:  Порядок проведения административного задержания

Еще предлагаем скачать бланк путевого листа для грузового автомобиля по формам 4-П и 4-С.

Новые правила заполнения

Ранее законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ могут признать ничтожным. К тому же соответствующими распоряжениями отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики также не примут документ в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Информация, обязательная к заполнению в бланке путевки грузового автомобиля 2019 года:

  1. Название и номер документа, дата формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
  2. Период действия документа, то есть срок, на который он выписан, но не более одного рейса или рабочей смены.
  1. Полные реквизиты собственника транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
  2. Данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
  3. Информация о транспорте: госномер, марка.
  4. Данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж.
  1. Точная дата и время начала рейса и возвращения в гараж.
  2. Подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
  3. Дата и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
  4. Подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он стал необязательным с 01.03.2019. Достаточно только подписи медработника.
  5. Информация о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты.
  1. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный бланк заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Ниже вы найдете готовый образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Форму бланка можно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения. Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152. За отсутствие документации налоговики могут оштрафовать на 200 рублей за каждый документ.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель, а также ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель имеет право управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф. Также, если не предоставить документы на камеральную проверку в ФНС, организации грозит штраф — 200 рублей за каждый документ.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

. ВНИМАНИЕ . В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

  • Вступление (это лучше знать)
  • Заполнение лицевой стороны
  • Заполнение оборотной стороны

Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
— путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).

По учету работ в автомобильном транспорте:
— путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
— путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
— путевой лист легкового такси (форма №4);
— путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
— путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
— путевой лист автобуса (форма №6);
— путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:
— путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
— путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
— путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:
— наименование и номер;
— срок действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.

Читайте так же:  Медосмотр призывников в военкомате — правила проведения осмотра

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68 . Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:

Данные для заполнения
Организация:
ООО «Автолидер»
Автомобиль:
ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

Как заполнить путевой лист (образец и рекомендации)

Оформление и заполнение путевого листа — процесс непростой. Он традиционно вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Рассмотрим последние разъяснения Минфина по тому, как правильно заполнять путевые листы и исключить ошибки в них.

Форму путевого листа можно разработать самостоятельно

Начиная с 1 января 2013 года компании самостоятельно разрабатывают формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Это относится и к путевому листу. Заполнение путевого листа:

Когда суды признают расходы на ГСМ обоснованными и без путевого листа

Нередко на практике суды соглашаются, что для документального подтверждения затрат на ГСМ путевой лист не нужен. Но только в том случае, если организация, отражающая в учете расходы на ГСМ, не является автотранспортной. Такие выводы, в частности, содержит постановление ФАС Московского округа от 25.10.12 № А40-13623/12-75-66 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 21.02.13 № ВАС-1181/13).

Кроме того, важно, чтобы такие затраты были подтверждены иными документами (чеками ККТ на приобретение топлива)

На какой срок можно оформить путевой лист

В то время, когда компании обязаны были применять форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78, они могли оформлять этот документ только на один день или смену. Такой порядок был предусмотрен пунктом 2 Указаний по применению и заполнению форм, приведенных в приложении к постановлению № 78.

При этом Минфин России в письме от 30.11.12 № 03-03-07/51 пришел к выводу, что первичные документы налогоплательщик составляет таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Ведомство подчеркнуло, что профессиональные перевозчики оформление и заполнение путевого листа должны осуществлять ежедневно.

А вот организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 »Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).

Сейчас все компании могут разрабатывать форму путевого листа сами. А значит, и самостоятельно устанавливать срок, на который они оформляют этот документ. Соответственно оформление и заполнение путевого листа осуществляется в порядке и сроки, которые установит руководитель огранизации.

Маршрут следования автомобиля обязательно надо отобразить в путевом листе

Минфин России не раз отмечал, что при заполнении путевого листа водителю необходимо отразить весь маршрут движения по всем пунктам следования автомобиля.

Дело в том, что цель составления путевого листа — подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Указанные разъяснения финансовое ведомство давало в отношении самостоятельно разработанных форм путевых листов в тот период, когда автотранспортные компании обязаны были применять унифицированные формы. Напомним, что на оборотной стороне этого документа организация отражала информацию о маршруте следования автомобиля: место отправления и назначения, время выезда и возвращения, количество пройденных километров.

Доводы чиновников справедливы и в настоящее время, поскольку сейчас все компании могут утвердить свою форму путевого листа (образец смотрите выше).

Путевой лист нужен и в том случае, если сотрудник использует личное авто

Нередко работники используют личный транспорт в служебных целях, а компания выплачивает им компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Для этого сотрудник должен подтвердить право собственности на автомобиль, а также величину расходов, понесенных в связи с его использованием.

В частности, в письме от 27.06.13 № 03-04-05/24421 Минфин России отметил следующее: только при наличии путевого листа выплаченная за использование личного транспорта компенсация освобождается от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Учитывать при расчете налога на прибыль такую компенсацию можно также лишь в том случае, если сотрудник надлежаще оформил путевой лист. На это прямо указал Минфин России в письме от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406. При отсутствии путевого листа инспекторы, вероятнее всего, исключат сумму спорной компенсации из налоговых расходов компании. То есть в данной ситуации заполнение путевого листа необходимо.

Если путевого листа нет, придется удерживать НДФЛ

Минфин России напомнил, что если сотрудник компании использует служебный автомобиль без путевых листов и иных подтверждающих документов, то у такого физлица возникает экономическая выгода (ст. 41 НК РФ).

Следовательно, из заработной платы и иного дохода водителя компании-работодателю в качестве налогового агента придется удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.14 № 03-04-05/28243). Или сообщить сотруднику и инспекторам о невозможности такого удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Читайте так же:  Как оформить осаго через госуслуги

Редакция журнала «Российский налоговый курьер»

Инструкция: заполняем путевой лист легкового автомобиля

Для чего нужен путевой лист

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

  • фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
  • регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
  • определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
  • подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
  • позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

  • наименование первички: «Путевой лист»;
  • дата составления бумаги;
  • наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
  • величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
  • наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Сведения путевого листа

Комментарии, что и как требуется раскрыть

Наименование и номер путевого листа

Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.

Сведения о сроке действия путевого листа

Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

  • наименование;
  • организационно-правовую форму;
  • местонахождение (адрес);
  • номер телефона;
  • ОГРН.

[2]

Сведения о транспортном средстве

Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, а также дату и время выезда возвращения, дата и время проведения ТО.

Сведения о водителе

Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в Журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Читайте так же:  Лишение водительских прав за неуплату алиментов

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

  • организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
  • должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (статья 12.3 КоАП). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Подробный пример с пояснениями, как заполняется путевой лист легкового автомобиля

(Статья отредактирована с учетом изменений, вступивших в силу 01 марта 2019 года)

Как заполняется путевой лист легкового автомобиля? Серьёзный вопрос, если вспомнить, что на основании путевого листа:

  • компания учитывает затраты на ГСМ и, соответственно, уменьшает налог на прибыль;
  • начисляется зарплата водителю.

Ну и самое, наверное, мотивирующее — если у водителя нет при себе путевого листа (или же есть, но заполнен неправильно), то при остановке и проверке сотрудником ГИБДД это приведет к штрафу (ч.2 ст. 12.3 КоАП) или же спровоцирует более серьезную проверку на предприятии.

Унифицированная форма путевого листа, утвержденная Положением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, сейчас не обязательна, можно разработать свою, только учесть при этом все обязательные требования Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2018. Но проще и целесообразнее использовать все-таки унифицированную форму — как показывает практика, в этом случае меньше вопросов и претензий со стороны проверяющих работников.

Ниже вы увидите пример заполнения путевого листа с подробными пояснениями.

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Серия. Может быть, может нет — зависит от вашей внутренней системы нумерации путевых листов или если они заказывались в типографии. В примере есть — Д-I.

Номер. Укажите порядковый номер путевого листа согласно внутренней системе нумерации, в примере 63.

Срок действия. Путевой лист выдается строго на один рейс или на одну смену, если на нее приходится несколько рейсов (до 01 марта 2019 года путевые листы можно было делать на период до 1 месяца). В примере срок действия — один день: 10 октября 2018 года.

Организация. Если собственник — компания, то нужно вписать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение с точностью до этажа и офиса, номер телефона и основной госрегистрационный номер юр. лица (номер, который присваивается компании при регистрации, состоит из 13-ти цифр). Пример: ООО “Старт”, г. Тюмень, ул. Баумана 29, 5 этаж, офис 506; +7 932 321-31-27; 1177232004817 .

Код ОКПО. Это общероссийский классификатор предприятий и организаций. Впишите код, присвоенный вашей организации. Например, 07651234.

Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера

Марка автомобиля. Например, Ford Focus 1.6 (Форд Фокус).

Государственный номерной знак. Например, m2820ax/72rus.

Гаражный номер. Если в организации несколько автомобилей и им присвоены гаражные номера – тогда указывается такой номер и в путевом листе. Можно указать вместо этого инвентарный номер, или оставить без заполнения, не является обязательным реквизитом.

Водитель. Здесь указывается ФИО, например, Иванов Иван Иванович.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему организацией.

Удостоверение №. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 72 МА 567 890.

Класс. Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.

Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга. Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.

Читайте так же:  Виды экологических преступлений и наказания

Что писать в задании водителю

В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.

Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.

[1]

Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.

Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.

Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.

Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки. Указывается, если соответствующие опоздания, ожидания и т. д. были. Также нужно указать время обеда водителя.

Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.

Ниже место печати.

Как заполнять колонку «состояние автомобиля»

Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.

Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.

Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).

Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.

Автомобиль в технически исправном состоянии принял. Водитель. Тоже понятно — водитель подписывается и расшифровывают свою подпись.

Горючее марка, код. Марка горючего, например, бензин АИ95. Код указывается согласно классификатору ОКПД, в примере — 19.20.21.100 — бензин автомобильный.

Движение горючего

Выдано по заправочному листу №. Указывается количество горючего, выданного организацией, если у неё есть свои запасы. Могут также указываться данные о количестве заправленного топлива на АЗС. Например, 38л. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.

Остаток при выезде. Количество горючего, которое было в баке при выезде авто на линию, например, 8.

Остаток при возвращении. Количество горючего, которое было в баке по возвращении, например, 11.

Расход по норме. Нужно брать цифры из Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 года №АМ-23-р). Мы для примера взяли Ford Focus 1.6. Согласно Методическим рекомендациям на 100 км он расходует 16,6 л бензина.

Расход фактический. Пишем, сколько было израсходовано на самом деле. Допустим, израсходовали чуть больше — 17 л.

Экономия. Это поле заполняется, если расход топлива по факту меньше, чем по норме. В нашем случае реальный расход больше, чем по норме, поэтому не заполняем это поле.

Перерасход. По аналогии с экономией: заполняем, если фактический расход больше, чем по норме. В нашем примере авто «съело» 0,4 л больше, чем полагалось по норме.

Автомобиль принял. Показания одометра при возвращении в гараж. Показание одометра при возвращении в гараж, км. В нашем примере показание одометра будет 20 344.

Механик. Подпись расшифровка подписи. Тут всё понятно.

Как правильно заполнять обратную сторону путевого листа

Обратная сторона путевого листа — это таблица, где отражаются конкретные поездки авто. Допустим, наше авто совершало поездки весь день и у него было 7 мест назначения.

Сначала рассмотрим таблицу

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Номер по порядку. Тут указываются номера поездок. В нашем примере их 7.

Код заказчика — заполняется, если поездка осуществляется по заказу сторонней организации – оказываются услуги перевозки. В таком случае берется код из реестра заказчиков, для идентификации клиента.

Место отправления и место назначения. Указываем адрес, откуда авто выехало. У нас это «г. Тюмень, Ул. Республики, 65». Местом назначения для той поездки будет «г. Тюмень, Республики, 37».

При этом место назначения предыдущей поездки является местом отправления для следующей поездки.

Время выезда и возвращения. Тут всё понятно. Указываем время, когда авто выехало из места отправления и прибыло в место назначения. Первая поездка была совершена всего за 5 минут, т.к. расстояние — всего 300 метров.

Пройдено, км. Первая поездка оказалась длиной всего в 0,3 км.

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.

Результат работы автомобиля за смену и расчёт заработной платы

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Всего в наряде, ч. В нашем случае это 9 часов.

Пройдено, км. 184 км.

Расчёт заработной платы.

За километраж, руб. км. Заполняется, если водителю начисляется зарплата, исходя из пройденного расстояния. Но у нас, например, повременная оплата.

За часы, руб. коп. Пусть будет 2 356 руб. 50 коп.

Итого, руб. коп. 2 356 руб. 50 коп.

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

Расчёт произвёл, должность, подпись, расшифровка подписи. Думаем, тут не должно возникнуть вопросов.

Мы постарались как можно точнее рассказать, как заполняется путевой лист на легковой автомобиль и дать пример заполнения. Надеемся, вам эта статья пригодится. Если остались вопросы, спрашивайте в комментариях.

[3]

Источники


  1. Маранц, Ю. В. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебной системе Российской Федерации» / Ю.В. Маранц. — М.: Юстицинформ, 2014. — 120 c.

  2. Беликова, Т.Н.; Минаева, Л.Н. Все о пенсиях; СПб: Питер, 2012. — 224 c.

  3. Милантьев, В.П. История и методология физики / В.П. Милантьев. — М.: Российский университет дружбы народов (РУДН), 2016. — 578 c.
  4. Гамзатов, М.Г. Английские юридические пословицы, поговорки, фразеологизмы и их русские соответствия / М.Г. Гамзатов. — М.: СПб: Филологический факультет СПбГУ, 2013. — 142 c.
Путевой лист что это и как его заполнить
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here