Порядок действий для восстановления трудовой книжки

Самое главное по теме: "Порядок действий для восстановления трудовой книжки" актуальное в 2019 и 2020 годах понятным языком для непрофессионалов.

Порядок восстановления трудовой книжки: основные способы 2019 года

Она является важным документом, где отражаются все сведения о стаже человека, а также о занимаемых им должностях и причинах увольнения от предыдущих работодателей. Утрата такого документа требует восстановления книжки, особенно если в ней был зафиксирован большой трудовой стаж в хорошей должности.

Мой муж недавно потерял свою книжку, когда ходил на собеседование к новому работодателю. Поэтому ему пришлось ее восстанавливать. И в этой статье я расскажу вам, какие существуют способы ее восстановления, а также в какой последовательности необходимо действовать.

Значение книжки

Этот документ представляет собой строго установленную форму книжки. В настоящее время действительными признаются несколько ее образцов, так как раньше они выпускались Советским союзом, а теперь Российской Федерацией. Последнее изменение было произведено в 2003 году. Книжка отражает следующие сведения о человеке:

  1. Его образование, оно указывается на первой странице документа.
  2. Количество отработанных лет. Каждый рабочий период записан в книжке. Согласно этим сведениям работодатель производит подсчет общего стажа человека. От этой суммы зависит расчет отпускных и больничных дней.
  3. Должности, занимаемые человеком. При оформлении человека на работу, в книжке обязательно прописывается назначенная должность. Если впоследствии она изменяется, об этом также делается соответствующая запись.
  4. Причины увольнения. Сотрудника нельзя уволить просто так, потому что его права защищены Трудовым законодательством. По этому причине существует несколько основных причин, которыми могут стать основаниями для увольнения. Они обязательно указываются в этом документе.
  5. Название работодателя. Обязательно указывается полное наименование организации, в которой был устроен на работу ее владелец.
  6. Поощрения и взыскания. В случае присуждения каких-либо наград, делается запись в этом документе. Все выговоры также обязательно записываются, так как при нарушении дисциплины и прочих нарушениях работодатель имеет право расторгнуть трудовой контракт с сотрудником.

Все эти сведения могут потребоваться в различных жизненных ситуациях. Трудовую книжку запрашивают при обращении в банк за кредитом, при оформлении различных пособий, льгот, пенсий. А также она обязательно пригодится при новом трудоустройстве. Зачастую на собеседованиях руководители принимают решение по поводу выбора кандидата, исходя из его опыта. А его подтверждает в большинстве случаев этот документ.

Восстановление

По законодательству книжка должна храниться в организации, где работает ее собственник. Основанием для этого является заключение с ним трудового соглашения. Выдаваться оригинал книжки может только, когда она требуется для Соцстраха. Во всех остальных случаях делается выписка или копия книжки. После расторжения контракта человеку возвращается его книжка. С этого момент он должен хранить ее сам. Восстановить ее можно в следующих случаях:

  • если она испорчена;
  • если утеряна ее владельцем или работодателем;
  • если она потеряна в ходе массового уничтожения документов.

Каждый человек имеет право выбора, покупать ему новую книжку, либо получать дубликат. В новой книжке сведения о стаже человека содержаться не будут. Ее оформление начнется только тем работодателем, у которого человек будет устроен в настоящий момент. И вся хронологическая последовательность трудового стажа начнется именно с этого периода.

В случае получения дубликата, в книжку будут внесены все записи, которые сотрудник сможет подтвердить документально. Этот вариант более сложный, зато он дает возможность восстановить все сведения о стаже.

Чтобы получить дубликат книжки вам потребуется определенный пакет документов:

  1. Личный паспорт человека. Он обязателен для подтверждения вашей личности.
  2. Новая книжка. Она продается в любом магазине канцтоваров. Средняя стоимость составляет 180 рублей. Этот документ должен иметь специальные водяные знаки, проверьте их, чтобы вам не попалась подделка.
  3. Копия старой книжки, при наличии. Вспомните, может быть, вы заказывали копию у работодателя. Обычно она требуется при запросе заявки на получение кредита, при подаче декларации и во многих иных случаях.
  4. Трудовые контракты. При трудоустройстве обязательно подписывается такой договор. Один бланк всегда выдается обратно работнику. Эти документы надо хранить, чтобы в дальнейшем было легко восстановить необходимые записи.
  5. Бумаги, подтверждающие перевод. Измениться может департамент, цех или должность работника. Все изменения обязательно прописываются в книжке.
  6. Информация о стаже. Ее можно получить в форме выписки, которая запрашивается в ПФР или в архив города. Теперь на сайте ПФР можно увидеть весь трудовой стаж, а также информацию обо всех организациях, где был трудоустроен человек.

В зависимости от перечня документов, который вы подготовите, будут зависеть записи, которые вам впишут в книжку. Без документальных доказательств определенного события никто не сможет вписать вам это событие.

Если вы имели до этого незначительный стаж и не особо важные для вашей карьеры должности, вы можете просто приобрести новую книжку, либо подать заявление последнему работодателю. Тогда он впишет вам сведения о вашем наработанном стаже и последние события, которые происходили, когда вы работали у него.

Более подробно об этом вы можете узнать из предложенного видео.

Способы восстановления

Существует несколько вариантов получения нового документа:

  • через МФЦ, это специализированный центры, работающие в качестве посредников между государственными органами и обычными гражданами;
  • через ПФР, вся информация о стаже обязательно отражается в Пенсионном фонде, поэтому он может в любое время предоставить вам необходимую информацию;
  • через суд, в случаях, когда нет доказательной базы, суд может принять решение об установлении факта трудоустройства в определенной компании;
  • через архив, все работодатели обязаны хранить документацию даже об уволенных сотрудниках, которую легко восстановить, направив соответствующий запрос.

Каждый человек в праве выбрать самостоятельно, каким способом оформлять дубликат. Мой муж обращался в МФЦ, и этот способ показался ему наиболее удобным.

Данная услуга предоставляется гражданам бесплатно, поэтому за нее не надо платить пошлину. Удобство этого способа – отсутствие необходимости самостоятельного обращения к предыдущим вашим работодателям, особенно с учетом того, что некоторые из них могут быть уже закрыты.

Попасть в МФЦ на прием к специалисту можно 2 способами:

  • записаться заранее на прием через интернет в удобное для вас время;
  • лично посетить центр и дождаться приема в порядке электронной очереди.

Обычно электронная очередь проходит быстро, поэтому посещение МФЦ не занимает много времени. Сотрудник центра выдаст вам специальный бланк заявления. Вам понадобится его заполнить понятным почерком и перечислить все места, где вы когда-либо работали.

Специалист МФЦ отправит запрос в ПФР или архив, в зависимости от давности этого события. Ему предоставят ответы, на основании которых вам внесут записи в чистую книжку.

Для подачи заявлению сюда вам понадобится СНИЛС, так как все сведения хранятся на индивидуальном счете, отраженном на номере этого документа. Попасть к специалисту можно по записи. Она осуществляется также на официальном сайте ПФР или по электронной очереди. Специалист предоставит вам бланк для заполнения.

Восстановление книжки займет определенное время, поэтому вам назначат день, когда нужно будет подойти за готовым результатом.

Важно знать, что здесь хранится информация в электронном виде, начиная примерно с 2000-ых годов. Поэтому предыдущий трудовой стаж восстановить таким способом не получится.

Основным недостатком такого способа является необходимость оплаты госпошлины. Однако этот способ поможет вам восстановить сведения любой давности. Для этого надо отправить исковое заявление, где вы укажете причину восстановления документа, и перечислите всех ваших работодателей.

Читайте так же:  Где посмотреть номер стс автомобиля

Суд самостоятельно разошлет запросы каждой организации, чтобы они явились на суд. В ходе судебного процесса вы сможете доказать факт трудоустройства в эти организации при помощи свидетелей, если у вас нет никаких документов, подтверждающих данные факты.

В каждом населенном пункте есть архив, где хранятся сведения обо всех организациях города. Вы можете самостоятельно обратиться за сведениями в это заведение, но вам придется заплатить определенную сумму, так как частные запросы являются платной услугой.

Сроки восстановления

Период получения дубликата обычно не превышает более месяца. Наиболее длительный срок предусмотрен для получения информации из архива. Срок выдачи не будет превышать 30 дней. Если вы обратитесь к любому работодателю, он обязан заполнить вам книжку за установленные законодательством 15 дней.

Специалисты ПФР подготовят дубликат за 10 дней. А судебные разбирательства займут несколько месяцев, так как получение ответа от каждого работодателя может занять длительное время.

В МФЦ вам потребуется примерно 2 недели для получения готового результата, если обращение будет запрашиваться только в ПФР. При необходимости оформление запроса в архив, длительность составления нового документа увеличится до 1 месяца и нескольких дней.

Если вы потеряли или испортили книжку, решите, так ли важно вам восстановить всю вашу деятельность, или может быть достаточно только одного места работы с перечислением всего стажа. Независимо от этого я рекомендую вам:

  1. Заведите себе привычку хранить все документы, связанные с вашей трудовой деятельностью в одном месте.
  2. Регулярно заказывайте заверенную копию вашей книжки, если в нее были внесены записи. Так вы сможете контролировать правильность указанных данных, и у вас всегда будет копия документа.
  3. Если потребуется восстановить трудовую книжку, обращайтесь в МФЦ. Этот способ сэкономит ваше время и деньги.

Помните, что данный трудовой документ может потребоваться вам во многих случаях. Поэтому если вы обнаружили его утрату, восстанавливайте как можно скорее, так как эта процедура занимает определенное время.

Порядок действий для восстановления трудовой книжки

Предлагаем обсудить то, как восстановить трудовую книжку. Поскольку в каждом отдельном случае документ, содержащий записи о трудоустройстве, может быть потерян в силу различных обстоятельств, то и порядок действий для его восстановления нужно принимать особый. Предлагаем поговорить о том, с чего необходимо в первую очередь всегда начинать процедуру подобного рода, что следует выполнить потом, а также как действовать в особых ситуациях. Кроме того, будет рассказано, какие шаги стоит предпринимать, если работодатель, на которого трудится физическое лицо, потерявшее трудовую книжку, ликвидирован.

Как восстановить трудовую книжку

Официальный документ, в котором отображена вся информация о дате и месте трудоустройства физического лица, а также о том, когда оно уволилось, является неотъемлемым атрибутом для построения дальнейшей карьеры, а также начисления пенсионного пособия. В связи с этим, если данный документ потерян, то настоятельно рекомендуем не тянуть и начинать как можно быстрее его восстанавливать. Некоторые физические лица не хотят этого делать и предпочитают гораздо более легкий вариант – завести новую трудовую книжку. Однако такой способ является далеко не самым наилучшим выходом из ситуации, поскольку стаж работы в таком случае будет накапливаться с нуля.

Шаги восстановления документа, содержащего сведения о трудоустройстве, принципиально разные, в зависимости от того был ли он потерян по вине владельца или же по вине другого физического лица (например, руководителя или сотрудника бухгалтерии).

С чего начать восстановление

В первую очередь необходимо идентифицировать личность физического лица, которое виновно в потере трудовой книжки и соответственно должно нести ответственность за ее восстановление. Если документ находился на руках у владельца, а потом по каким-то причинам исчез, то предпринимать шаги, направленные на его возврат, обязан именно он. Если же трудовая книжка была на хранении в стенах предприятия, сотрудником которого является физическое лицо, а потом в результате каких-то обстоятельств была потеряна, то ответственность по ее возврату со всеми восстановленными записями полностью лежит на работодателе.

Даже если утрата документа произошла не по личной вине руководителя, а по вине его подчиненных, то все равно ответственность лежит на нем. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, после передачи сотрудником трудовой книжки руководителю, последний должен ее хранить в целости и сохранности с момента устройства физического лица на работу и до дня увольнения. То, был ли передан документ в стены определенной организации или же индивидуальному предпринимателю, роли не играет. В любом случае руководитель обязан его восстановить в случае потери.

[3]

Следует отметить, что если была повреждена/потеряна трудовая книжка ни одного работника, а одновременно всех и произошло это в результате непредвиденных обстоятельств (например, пожара, взрыва и тому подобное), то руководитель все равно не освобождается от ответственности по их восстановлению.

Что делать дальше

Далее порядок действий, которые должен осуществить либо сам владелец трудовой книжки, либо же работодатель, потерявший документ, достаточно прост. Однако во сколько этапов будет проходить данная процедура, зависит от количества мест, в которых успело поработать физическое лицо. Чем больше таких мест, тем длительнее будет восстановление. Для того чтобы восстановить трудовую книжку необходимо сделать следующее:

  • Составить заявление. Прежде всего, сотрудник должен оформить документ, содержащий требование о том, чтобы ему выдали дубликат потерянной трудовой книжки. Данный документ оформляется в виде заявления и обязательно должен быть подписан хозяином трудовой книжки. Если человек до момента утраты трудился в нескольких организациях, то заявление должно быть составлено на имя физического лица, являющегося руководителем с последнего места работы;
  • Направить запросы руководителям. После того как заявление поступило на рассмотрение руководителю он должен не позднее, чем через пятнадцать календарных дней, предоставить своему сотруднику справку. В данный документ должна быть внесена запись о том, на протяжении какого срока на него работает (работало) физическое лицо, а также на какой должности. После того как справка подобного рода была выдана последним работодателем, то такой же запрос направляется предпоследнему руководителю и далее по цепочке, пока абсолютно вся информация не будет восстановлена.

Если же документ, содержащий данные о местах и периодах работы физического лица, имеет массовый характер утраты, то вышеперечисленные шаги предпринимать не нужно. В подобных ситуациях сведения, имеющие отношение к стажу одновременно всех сотрудников, восстанавливают комиссии. К членам данной комиссии должны принадлежать работодатели, работники профессионального союза, а также сотрудники некоторых государственных организаций.

Восстановление документа при ликвидации работодателя

Бывает и так, что физическое лицо находится в полном замешательстве по поводу порядка действий, связанных с восстановлением трудовой книжки, поскольку его руководитель ликвидирован. Под термином ликвидации подразумевается полная или частичная остановка деятельности организацией или частным предпринимателем. В подобной ситуации направлять запрос на выдачу справки о стаже попросту некуда и некому. Однако это вовсе не значит, что вернуть информацию, которая была записана в потерянной трудовой книжке, никак нельзя. Сделать это можно, используя один из нижеперечисленных вариантов:

Если физическое лицо предпочло первый вариант, то ему также потребуется оформить запрос и передать его в Пенсионный фонд. В документе необходимо четко и лаконично прописать, что ему требуется информация о наименованиях всех предыдущих мест работы, стаже, а также датах оформления и увольнения. Государственное учреждение в свою очередь обязано удовлетворить запрос физического лица, подавшего заявку, на протяжении десяти рабочих дней. Справка выписывается бесплатно.

Ответственность работодателя за утерю трудовой книжки сотрудника

Утеря трудовой книжки работодателем может принести множество неприятных последствий, поэтому нанимателю необходимо знать, как разумно действовать в этой неприятной ситуации.

Читайте так же:  Декларация 3-ндфл кто и когда должен подавать

Особой инструкции и порядка восстановления настоящего документа в Трудовом Кодексе или любом другом нормативном акте нет, есть только значимые указания и статьи, которым стоит непременно следовать при восстановлении трудовой книжки.

Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?

Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.

Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:

  1. Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
  2. Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
  3. Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.

А терялась ли книжка?

Бывают ситуации, когда сотрудник отдела кадров долго ищет трудовую книжку и переживает по этому поводу, но она находится через некоторое время.

В этом не всегда есть вина кадровика или другого работника компании. Книжка вполне способна оказаться у сотрудника дома, а у кадрового работника может не возникнуть мысли проверить личное дело работника, где находится расписка о том, что он временно забрал ее, например, для того чтобы оформить пенсию.

В первую очередь рекомендуется дать отделу кадров несколько дней на поиски:

  • Нужно собрать как можно больше сведений о книжке. В книге учета и движений трудовых книжек можно посмотреть дату и ее номер при поступлении, рассмотреть книжки других сотрудников, которые устроились на работу в этот день.
  • Рекомендуется также заглянуть в личное дело сотрудника, возможно, там лежит его расписка о том, что он временно забрал документ или у него не было его на руках в момент приема на работу (при утере или первом устройстве кадровик мог попросту забыть оформить документ) и т. д.
  • Нужно выяснить, не менял ли сотрудник фамилию до приема в компанию или уже во время работы в ней, и проверить, не лежит ли трудовая книжка в сейфе под старой фамилией.

Оформляем дубликат

Если спустя несколько дней книжка все-таки не находится, лучше сразу же приступить к оформлению ее дубликата.

Внимание! Согласно ст. 31 главы 3 Постановления «О трудовых книжках», наниматель обязан оформить его в течение 15-ти дней с момента поступления.

Возможно несколько вариантов развития событий:

Ответственность работодателя за утерю трудовой

VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.

Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:

  1. Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
  2. Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
  3. В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.

Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:

  • Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
  • Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.

Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.

Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:

  • если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
  • работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
  • наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).

Что делать при утере трудовой книжки?

Согласно ТК РФ, трудовая книжка – обязательный документ при приеме на работу. Его наличие дает человеку право претендовать на получение трудовой пенсии. Поэтому потеря трудовой может повлечь за собой серьезные неприятности. Случаи утраты этого документа возможны как по вине работодателя, так и при чрезвычайных ситуациях. Также потерять книжку может и сам сотрудник.

В этой статье мы ответим на самые часто задаваемые вопросы: можно ли восстановить трудовую книжку при потере? Что грозит работодателю? Кто может выдать дубликат? Кроме того, расскажем, нужно ли подтверждать утрату трудовой и как правильно составить заявление о замене утраченного документа.

Кто должен ее восстановить?

Зачастую сотрудники сталкиваются с необходимостью восстановления трудовой книжки, мотивируя это самыми разными причинами. Рассмотрим ситуации, в которых требуется дубликат документа:

  • Книжка была утеряна работником;
  • Утрата документа произошла по вине работодателя;
  • «Трудовая» была украдена;
  • Утрата книжки в результате чрезвычайной ситуации (стихийные бедствия, техногенные и экологические катастрофы).

Порядок действий

Потеря трудовой книжки может случиться с каждым сотрудником. В подобной ситуации необходимо сразу предпринять все возможные меры для ее восстановления. Итак, что же нужно делать при утрате трудовой?

  • Определить, где находилась книжка до ее утраты;
  • Подать заявление работодателю об утрате трудовой книжки;
  • Подтвердить стаж работы необходимыми документами;
  • Обратиться в Пенсионный фонд;
  • Написать заявление в территориальное отделение Госархива;
  • Подать на работодателя в суд.

Сразу после того, как вы узнали об утрате документа, следует обратиться с письменным заявлением к вашему последнему работодателю. В течение 15 дней с момента получения заявления он обязан выдать вам дубликат. В нем должны содержаться обобщенные сведения обо всем трудовом стаже работника.

Читайте так же:  Что ждет владельцев газовых счетчиков новые предложения минстроя

Если работодатель отказывается восстанавливать «трудовую», можно обратиться в местное отделение Пенсионного фонда. Для этого нужно составить и подать заявление лично с подписью о вручении либо отправить его заказным письмом. Через 10 дней после рассмотрения запроса пенсионные органы выдадут справку о вашем трудовом стаже. Восстановить трудовую можно и с помощью архива по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях хранятся все документы предприятий, в том числе и ликвидированных.

В том случае если работодатель намеренно не возвращает вам трудовую книжку, подайте на него исковое заявление. В суде вы также можете потребовать восстановить утраченный документ, а также выплатить вам моральную компенсацию. Само судебное разбирательство не займет у вас больше двух месяцев.

Как составить заявление?

Самый простой случай – если вы потеряли трудовую на своем первом месте работы. Для восстановления документа вам достаточно написать заявление на имя работодателя. К форме и содержанию такого обращения предъявляют ряд требований. Так, оно должно содержать:

  • Заголовок. Здесь должно быть указано название организации, ФИО работника, а также полное название документа – «Заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой»;
  • Информационную часть. Этот пункт подразумевает причины утраты трудовой и выдержки из нормативных документов – обычно это Трудовой кодекс РФ. Предъявите требования о выдаче дубликата, а также не забудьте указать данные о вашем трудовом стаже;
  • Перечень приложенных документов;
  • Дату и подпись заявителя.

Какие документы нужны?

Для того, чтобы восстановить трудовую книжку, в которой указано несколько мест работы, вам придется подтвердить свой стаж соответствующими документами. Их нужно будет предъявить последнему работодателю вместе с заявлением о выдаче дубликата. Так, вам потребуются:

  • Копия трудовой, заверенная кадровиком или бухгалтером;
  • Трудовые соглашения со всех предыдущих мест работы;
  • Распоряжения о приеме на работу, увольнении, объявлении благодарности и т.д.;
  • Справки и выписки о начислении зарплаты;
  • Справка о трудовом стаже из Пенсионного фонда;
  • Выписки из госархива;
  • Решение суда о восстановлении трудового стажа.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Какие документы нужны при восстановлении трудовой книжки

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат. Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними. Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом.

Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция

На этой странице:

  • Потеря трудовой книжки сотрудником
  • Порядок действий
  • Восстановление книжки через ПФР
  • Восстановление через государственный архив
  • Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?
  • Потеря документа работодателем
  • Действия сотрудника
  • Особенности заполнения дубликата ТК

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей.


При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении. Потеря трудовой книжки сотрудником Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года.

Как восстановить трудовую книжку

Если в процессе восстановления записей в документе о трудовых отношениях пришлось обратиться к работодателю, который уже провел процедуру ликвидации организации, то запрос следует переадресовать в Пенсионный фонд РФ или Государственный архив. Если ни один, ни другой орган не могут предоставить необходимые сведения, то нужно обращаться в суд.

Порядок действий при утере трудовой книжки

Кстати, законодательством установлен срок для осуществления данной процедуры — 15 дней с момента регистрации запроса.

  • Фиксирование даты подачи заявления и его получения последним работодателем. Если подаете лично, то второй экземпляр с датой подачи и подписью работодателя нужно оставить у себя, а если отправляете по почте, то это должна быть заказная корреспонденция с уведомлением о вручении.
  • В процедуру восстановления входят стандартные мероприятия: направление запросов предыдущим работодателям с целью получить информацию о периодах работы, должностях и трудовом стаже заявителя.

Если имеет место массовая утеря книжек, то их восстановлением должна заниматься специально созданная комиссия, в состав которой включаются ответственные лица работодателя, профсоюзная организация, государственный орган и иные заинтересованные лица.

  • При возможности документального подтверждения перевода на другую должность на том же месте работы обязательно делается отметка.
  • Затем в графу 2 также заносится дата увольнения, а в графу 3 его причина, если работник может представить документ с такими данными.
  • В случае если в документах не содержится полной указанной выше информации о прошлых местах работы, то тогда в трудовую записываются только сведения из документов.
  • В графу 4 заносятся данные о документе, на основании которого была сделана запись.
  • Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.

Как можно самостоятельно восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Видео удалено.
Видео (кликните для воспроизведения).

В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата. ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска.

Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются. Особенности заполнения дубликата ТК В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях.

Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна: основные способы

Работодатель обязан оформить дубликат трудовой даже в том случае, если действия самого работника привели к ее утере. Если вас интересует, как правильно заполнить трудовую книжку, прочтите этот материал.

    Для заполнения всех разделов используются только арабские цифры.

Как восстановить трудовую книжку в случае утери или порчи?

Самым надежным, но и самым трудоемким вариантом восстановления утерянной трудовой является обращение за сведениями в государственный архив, расположенный по месту регистрации предыдущего работодателя. На запрос, поданный в письменном виде, вам обязаны выдать справку о том где, когда, кем и сколько вы работали.

Восстановление юридических данных о трудовой деятельности через суд можно смело назвать самым длительным, но и самым верным вариантом. Компетентность суда позволяет ему самостоятельно направлять запросы предыдущим работодателям и получать ответы гораздо быстрее по сравнению с тем, когда запрос на предприятие подается физическим лицом. В качестве доказательства также могут быть использованы показания свидетелей.

Читайте так же:  Как оплачивается больничный лист расчет, максимальная сумма

Какие документы нужны для восстановления трудовой книжки

Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников.
В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

Какие документы нужны при восстановлении трудовой книжки

Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку? Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет. Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

  • обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
  • обращение за восстановлением в Государственный архив;
  • обращение за восстановлением в суд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.
Использование каких-либо сокращений запрещено.Правильно оформленный титульный лист содержит ряд сведений:

  • ФИО;
  • дата рождения, вносимая только на основании подтверждающего документа;
  • уровень образования. Для этого нужно потребовать аттестат, диплом, сертификат или удостоверение;
  • наименование профессии, специальности;
  • дата заполнения дубликата.

Согласие работника с внесенными в титульный лист данными должно подтверждаться его подписью. Свою подпись также должен поставить представитель работодателя, ответственный за выдачу трудовых. Только после завершения этих действий ставится печать организации или кадровой службы учреждения.
Начнем искать следы затерянной организации и восстанавливать информацию о своей трудовой судьбе:

    Восстановление трудовой книжки в Пенсионном Фонде. Один из путей восстановления информации, это восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд.

Вы обращаетесь в Пенсионный фонд по месту жительства с запросом, о предоставлении справки о вашем трудовом стаже. В течение десяти дней с момента получения запроса, сотрудники данной структуры выдают вам необходимый документ с указанием мест и периодов вашей работы.

И все бы хорошо, но есть один нюанс: в пенсионном фонде имеется информация о трудовой деятельности только за последнее время, т.к. персонифицированный учет работников ведется недавно. Если же ваш стаж большой, то, скорее всего, информация, предоставленная вам, будет неполной.

  • Восстановление через государственную архивную службу.
  • Восстановление трудовой книжки: пошаговая инструкция

    Единственным документом, который может подтвердить где, когда и сколько времени работал человек, является трудовая книжка. В ней указываются совершенно все данные о работе за все время трудовой деятельности. Поэтому к ее заполнению и хранению следует относиться очень ответственно, так как восстановление трудовой книжки при утере очень долгая и трудная процедура.

    Кто должен заниматься восстановлением документа?

    Как правило, восстанавливается книжка на последнем месте работы. Но тут следует учитывать тот факт, что обязанность появится только после написания заявления о предоставлении дубликата.

    Кого именно посчитать последним работодателем из всех, у кого вы ранее работали, зависит только от вашего выбора.

    [1]

    Как хитрят работники?

    Бывали такие ситуации, когда человека увольняли не по самой приятной статье. Чтобы не получить плохую запись, некоторые ее якобы теряли и обращались за дубликатом не на последнее место работы, а на более раннее.

    Кроме этого, о факте утери или порчи документа можно заявить и на новом месте работы, куда вы еще только пришли устраиваться. В таком случае осуществляется восстановление трудовой книжки работодателем.

    Почему восстановление возлагается на последнего работодателя?

    Несмотря на то что вы наверняка сами потеряли свою трудовую, потому что у работодателя она тщательно и бережно хранилась и он не отдавал ее вам на руки, восстанавливать придется все равно ему. Кроме этого, при нарушении порядка, касающегося сохранности трудовой книжки кадровый работник мог получить дисциплинарное взыскание, которое могло также перейти и в увольнение.

    Объяснить такое положение вещей можно двумя основными моментами:

    1. Ведение трудовой книжки, а также внесение в нее различных записей, могут делать только люди, обладающие специальными знаниями.

    При неправильно внесенной записи могут возникнуть различные неприятные последствия, вплоть до того, что запись посчитают недействительной.

    Хотя следует отметить, что и опытные кадровые работники допускают ошибки, которые можно исправить иногда только через суд.

    2. Заполняется книжка работодателем лично, если это ИП, или работником кадровой службы, то есть лицом, которое отвечает за то, что пишет в документе. Точно также производится и восстановление записей в документе. На записи также ставится печать и подпись кадровика, что помогает защититься от появления произвольных записей.

    Только представьте, какая бы была путаница, если бы работники могли самостоятельно писать что-то в трудовых книжках, как им захочется.

    Заявление на восстановление трудовой книжки

    Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.

    Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.

    Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.

    Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.

    Нужно ли подтверждать утрату трудовой книжки?

    При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю.

    Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.

    По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.

    Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах.

    Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.

    Что делать в случае отказа от проставления отметки?

    Если должностным лицом дается отказ на проставление отметки, то тогда заявление в единственном экземпляре отправляется почтой заказным письмом. Также обязательно следует попросить ответное уведомление о том, что письмо было получено адресатом, и опись вложенных документов.

    В таком случае срок начнет идти с того момента, как придет на руки уведомление о получении.

    Исключение составляет тот случай, когда дубликат делает нынешний работодатель, с которым еще не расторгнут трудовой договор.

    В такой ситуации восстановление трудовой книжки может занимать не обязательно пятнадцать дней. Дубликат своего документа вы получите на руки только после увольнения.

    Какие документы служат основанием для записей в трудовую книжку?

    По правилам ведения данных документов, в дубликатах записи могут совершаться только на основании правильно оформленных документов. К таковым относятся:

    • письменный трудовой договор;
    • справки от прошлых работодателей;
    • справки из архивов с подтверждением времени работы у предыдущих работодателей;
    • приказ о приеме или увольнении;
    • ведомости о получении заработной платы и так далее.
    Читайте так же:  Размер оплаты транспортного налога в кемеровской области

    Под правильно оформленными документами подразумевается, что все они должны быть предоставлены в оригинальном виде или в копиях, которые заверяются надлежащим образом. То есть, независимо от того, оригинал или копия документа предоставляется, на нем обязательно должны быть реальные подписи и печати.

    По этой причине следует отметить отличия между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

    Если первое предполагает, что записи могут вноситься на основании копий приказов о приеме на работу, то во втором случае это делается только с оригиналов, с которых работодателем снимаются копии и самостоятельно заверяются.

    В данном отношении Постановление Минтруда является не очень обоснованным, так как в основном на руки работнику предоставляется даже не копия приказа, а только выписка, которую, честно говоря, отнести к оригиналу никак не получится.

    Очень хорошо, что Постановление Правительства обладает более весомой юридической силой, за счет которой устраняются все противоречия в указанных актах.

    Работодатель обязательно должен помогать в сборе необходимых документов, но сам он является ограниченным в собственных действиях, так как постоянно ему придется доказывать, что личные данные запрашиваются не по личной инициативе, а для помощи работнику.

    Самим же гражданином, который является непосредственным участником в трудовых правоотношениях, могут быть собраны все документы за гораздо более короткий срок.

    Какие именно записи должны присутствовать в дубликате трудовой книжки?

    Вообще, общие правила по заполнению дубликата ничем не отличаются от первоначальной.

    Но так как не всегда предоставляются все оригиналы документов, есть некоторые требования к минимальному набору записей в дубликате документа.

    Таким образом, в дубликате обязательно должна быть указана информация о непрерывном стаже работы гражданина до поступления на службу к нынешнему работодателю, а также сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку на последнем месте работы.

    Стаж работы указывается общей суммой, то есть сколько лет, месяцев или дней без уточнения работодателя, в течение какого времени и кем работал ранее владелец трудовой книжки. Итак, теперь стало немного понятно, какие записи указываются, как именно предполагается внесение записей, когда производится восстановление трудовой книжки.

    Образец записи можно найти на любом ресурсе в интернете, мы же поговорим о том, как именно должна выглядеть правильная запись. После этого общий или непрерывный стаж, который подтвержден соответствующими документами, записывается отдельными периодами работы в хронологическом порядке:

    1. Во второй графе указывается время приема на работу.
    2. В третью графу записывается название организации, где работал гражданин, а также должность и разряд.
    3. При возможности документального подтверждения перевода на другую должность на том же месте работы обязательно делается отметка.
    4. Затем в графу 2 также заносится дата увольнения, а в графу 3 его причина, если работник может представить документ с такими данными.
    5. В случае если в документах не содержится полной указанной выше информации о прошлых местах работы, то тогда в трудовую записываются только сведения из документов.
    6. В графу 4 заносятся данные о документе, на основании которого была сделана запись.

    Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.

    Таким образом, дубликат содержит сведения именно такого документа, даже если в нем имеется ссылка на приказ о приеме на работу.

    Как происходит восстановление трудовой книжки, если работодатель утерял их массово?

    Действующим законодательством предусматривается ситуация, когда при чрезвычайном бедствии происходит массовая утрата книжек работников. Понятно, что тогда требуется их массовое восстановление.

    Здесь есть несколько нюансов, которые отличают массовое восстановление записей в трудовой книжке от обычного.

    Так, над восстановлением книжек уже работает не один работник кадров, а целая комиссия, которой устанавливается стаж.

    Причем такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ, а не только пострадавшая организация.

    В составе такой комиссии включены представители работодателей, профсоюзов или другие уполномоченные лица.

    Если работник может подтвердить документально свой трудовой стаж, то тогда при массовой утрате трудовых книжек при отсутствии документов, стаж может быть установлен на основании свидетельских показаний, которые знают работника лично и работали с ним вместе у одного работодателя.

    Предусматривается также, что восстановление трудовой книжки и внесение записей осуществляется на основании акта комиссии, где указываются все периоды работы, профессии и продолжительность стажа работника.

    Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку?

    Согласно действующим правилам, в обязанности работника входит подача заявления на восстановление документа при его утрате или порче.

    Кроме того, трудовая книжка выступает одним из обязательных документов, которые необходимо предъявлять при устройстве на работу. Исключением являются случаи, когда договор заключается первый раз. В противном случае работодатель понесет наказание, если не будет вести трудовую книжку.

    Образец восстановления трудовой книжки также можно поискать на различных ресурсах интернета, но вот нужно ли вам это, так как самостоятельно такую процедуру вы провести все равно не сможете.

    При этом к работнику не применяется никаких штрафных санкций за то, что он не подал заявление на восстановление книжки. Более того, в трудовом кодексе оговаривается, что при отсутствии у гражданина трудовой книжки при поступлении на работу по причине ее утери, повреждения или по какой-либо другой причине, работодатель обязан на основании письменного заявления завести новую. И данная трудовая книжка не будет считаться дубликатом.

    Видео удалено.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    Так, говорить об обязательности восстановления данного документа не приходится, в особенности если учесть, что если раньше трудовой книжкой подтверждался трудовой стаж при назначении пенсии, то с 1997 года Пенсионный фонд сохраняет все сведения о трудовом стаже каждого гражданина. Потому при назначении пенсии трудовые книжки в бумажном варианте в принципе уже утратили свою роль. Таким образом, можно сказать, что не обязательной процедурой является восстановление трудовой книжки. Пенсионный фонд может рассчитать пенсию и без нее, основываясь на различных поступлениях от работодателей.

    Источники


    1. Чучаев, А. И. Нотариальная деятельность как объект уголовно-правовой охраны (de lege lata и de lege ferenda) / А.И. Чучаев, О.В. Филипова. — М.: Проспект, 2016. — 116 c.

    2. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Новый Юрист, 1998. — 624 c.

    3. Котов, Д. П. Вопросы судебной этики / Д.П. Котов. — М.: Знание, 2014. — 127 c.
    4. Гусева, Т. А. Государственная регистрация юридических лиц (+ CD-ROM) / Т.А. Гусева, А.В. Чуряев. — М.: Деловой двор, 2008. — 232 c.
    Порядок действий для восстановления трудовой книжки
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here